Microsoft 365
Im März 2020 wurde aus Office 365 Microsoft 365. Die Bestandteile der jeweiligen Pakete wurden ebenfalls leicht verändert.
Microsoft 365 Business
Die Microsoft Cloud Dienste (ehemals Office 365) wurden im März 2020 vom Hersteller neu strukturiert und in die hier vorgestellten Pakete gepackt.
Diese wollen wir hier im Einzelnen und auf die wesentlichen Bestandteile verkürzt kurz vorstellen:
Microsoft 365 Business Basic (ehemals Office 365 Business Essentials)
- enthält die Webversionen (browserbasiert) von Word, Excel, Powerpoint, OneNote und Outlook
- kann von einem Benutzer auf bis zu 10 Endgeräten genutzt werden
- ein 50GB E-Mail-Postfach
- Exchange Online Dienste (Termine, Kalender, Erinnerungen)
- enthält 1 TB Online Speicherplatz (OneDrive Cloud) synchronisiert automatisch auf allen Geräten des Nutzers
- Microsoft Teams Integration, Chats, Videokonferenzen , Zugriff auf Intranet und Sharepoint
- unterstützt Sicherheitsgruppen und individuelle Berechtigungen
Microsoft 365 Business Standard (früher Office 365 Business Premium)
- alle Bestandteile von MS 365 Business Basic
- vollständig lokal installierbare Versionen (Apps) zur lokalen Installation. Word, Excel, Powerpoint, OneNote und Outlook für PC und Mac
- vollständig lokal installierbare Versionen von Access und Publisher nur für PC
- kann von einem Benutzer auf bis zu 5 Geräten genutzt werden
- Arbeitszeiten und Terminplanung im Unternehmen über Teams
Microsoft 365 Business Premium (früher Office 365 Business)
- alle Funktionen von MS 365 Business Standard – Achtung auch hier gilt ein Benutzer
- erweiterte Sicherheit durch Advanced Thread Protection
- Datenlöschung per Fernzugriff z.B. auf gestohlenen Geräten
- Beschränkungen für das Kopieren von Daten, um den Abfluss von Unternehmensinformationen zu verhindern
- automatische Durchsetzung von zentralen Sicherheitsvorgaben zur Abwehr von Bedrohungen
- unbegrenzte Cloud-Archivierung in Exchange Online
- Compliance Vorgaben für Mobilgeräte und Windows Richtlinien
- Schutz von Geschäftsdaten auf allen iOS und Android Geräten
Unsere Entscheidungshilfe in Kurzfassung
Die Basic-Variante benötigt einen Browser und eine einigermaßen leistungsfähige Internetverbindung. Für Privatanwender mag das bei gelegentlicher Nutzung noch praktikabel sein. Bei gewerblichen Anwendungen fallen uns da eher wenige zufriedenstellende Einsatzgebiete ein (Handelsvertreter mit gelegentlicher Nutzung o.ä.).
Die Standard Version ist dank der lokal installierten Kernanwendungen die erste Wahl für die meisten Klein- und Mittelstands-Unternehmen, die keine Unternehmens- oder IT-Compliance Vorgabe einsetzen und keine besonderen Ansprüche an die Sicherheit stellen. Teilaspekte der IT-Sicherheit lassen sich durch andere Lösungen in der Regel kostengünstiger abdecken.
Die Software-Updates lassen sich beispielsweise durch ein zentrales Patch-Management steuern, einen etablierten Virenschutz gibt es ebenfalls in den meisten Firmen.
Welches die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Version ist, erörtern wir mit Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Ein paar Entscheidungshilfen haben wir Ihnen weiter unten im Text strukturiert zusammengefasst.
Der komplette Microsoft 365 Lizenzen Überblick bei Microsoft
Warum sich der Einsatz von Microsoft 365 auch in Ihrem Unternehmen lohnt.
Microsoft 365 ist eine umfassende Sammlung von Produktivitäts-Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, effektiver zu arbeiten und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Suite umfasst eine Vielzahl von Anwendungen und Diensten, darunter E-Mail- und Kalenderdienste, Office-Tools wie Word, Excel und PowerPoint sowie Tools für Zusammenarbeit, Kommunikation und Datensicherheit.
Hier sind einige Beispiele dafür, warum sich der Einsatz von Microsoft 365 im Unternehmen lohnen kann:
- E-Mail und Kalender: M 365 bietet ein leistungsstarkes E-Mail- und Kalendersystem, das nahtlos in andere Tools integriert werden kann. Mitarbeiter können ihre E-Mails und Termine von überall aus abrufen und bearbeiten, und es gibt eine Vielzahl von Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern, wie z. B. Freigabeoptionen für Kalender und gemeinsam genutzte Postfächer.
- Office-Tools: Das Programmpaket bietet eine umfassende Suite von Office-Tools wie Word, Excel und PowerPoint, die sich nahtlos in andere Tools und Dienste integrieren lassen. Diese Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen, die die Arbeit erleichtern, wie z. B. gemeinsames Bearbeiten, Cloud-Speicherung und die Möglichkeit, Dokumente direkt aus E-Mails heraus zu bearbeiten.
- Zusammenarbeit: Weiterhin bietet M365 bietet eine Vielzahl von Tools, die die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern erleichtern, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Zum Beispiel können Mitarbeiter mit Microsoft Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Chatnachrichten austauschen und Audio- oder Videoanrufe führen.
- Datensicherheit: Die Suite bietet umfassende Sicherheits- und Compliance-Funktionen, um Unternehmensdaten zu schützen. Dazu gehören Funktionen wie z. B. Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, Datensicherung und Compliance-Tools.
- Skalierbarkeit: Das System ist skalierbar und kann an die Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden. Unternehmen können aus einer Vielzahl von Optionen wählen, um die Suite an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen, und sie können zusätzliche Funktionen und Dienste hinzufügen, wenn ihr Unternehmen wächst. Zusätzliche Module oder Leistungsumfänge sind innerhalb kürzester Zeit für einzelne Anwender freischaltbar so kann der Leistungsumfang der Software mit Ihrem Unternehmen wachsen.
- Cloud-basiert: M 365 ist cloudbasiert, was bedeutet, dass Unternehmen keine teuren IT-Infrastrukturen aufbauen müssen, um die Suite zu nutzen. Alles, was sie brauchen, ist eine Internetverbindung und ein Gerät, auf dem sie die Anwendungen ausführen können.
Insgesamt bietet die cloudbasierte Lösung aus dem Hause Microsoft also Unternehmen eine umfassende Suite von Produktivitätstools, die dazu beitragen können, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Datensicherheit zu erhöhen und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Wenn Sie noch nicht damit begonnen haben, Microsoft 365 Pläne in Ihrem Unternehmen einzusetzen, lohnt es sich, die Suite genauer anzusehen und zu prüfen, wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann.
Microsoft Teams ist eine Software für Videokonferenzen? – Falsch, Teams kann so viel mehr!
Microsoft Teams ist eine umfassende Zusammenarbeitsplattform, die weitaus mehr ist als eine Videokonferenz-Software. Teams bietet zahlreiche Funktionen und Dienste, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität von Teams verbessern können. Wir selbst bei der HMC Systemhaus OHG setzen Teams als Kollaborations-Plattform seit mehreren Jahren erfolgreich ein und können uns die Zeit ohne bzw. vor Teams gar nicht mehr vorstellen. Angefangen mit der gemeinsamen Terminplanung, der Belegung von Räumen und Fahrzeugen, dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten, der Ablage von Sales-Unterlagen für den Vertrieb, der Prozesssteuerung von unseren Onboarding Prozessen – die Möglichkeiten sind mannigfaltig.
Hier sind einige Gründe, warum Microsoft Teams viel mehr ist als eine Videokonferenz-Software:
- Chat: Teams verfügt über einen integrierten Chat, der es Teams ermöglicht, in Echtzeit zu kommunizieren. Der Chat bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter das Teilen von Dateien, das Erwähnen von Teammitgliedern und das Erstellen von Kanälen für spezifische Projekte oder Themen.
- Zusammenarbeit an Dokumenten: Teams ermöglicht es Teams, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne das Tool verlassen zu müssen. Mitarbeiter können Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente direkt in Teams öffnen und bearbeiten, ohne dass eine separate Anwendung geöffnet werden muss.
- Integrationen: Teams bietet Integrationen mit anderen Tools und Diensten, wie z. B. Trello, Asana, Salesforce und vielen anderen. Diese Integrationen ermöglichen es Teams, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und ihre Tools an einem Ort zu bündeln.
- Personalisierte Arbeitsbereiche: Teams bietet personalisierte Arbeitsbereiche, die auf die Bedürfnisse jedes Teams zugeschnitten sind. Teams können Kanäle erstellen, um spezifische Themen oder Projekte zu besprechen, und diese Kanäle an ihre Bedürfnisse anpassen.
- Bots und Automatisierung: Teams verfügt über eine Vielzahl von Bots und Automatisierungsdiensten, die Teams bei der Automatisierung von Aufgaben und Prozessen unterstützen können. Zum Beispiel können Teams Bots einrichten, die automatisch Aufgaben zuweisen oder Erinnerungen an Fristen senden. Ebenso können einfache Tools selbst eingerichtet oder käuflich erworben werden, die viele Prozesse im Unternehmen erheblich vereinfachen können und Daten verfügbarer machen.
- Datensicherheit: Teams bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, um Unternehmensdaten zu schützen. Dazu gehören Funktionen wie z. B. Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Compliance-Tools.
Insgesamt bietet Teams eine umfassende Zusammenarbeitsplattform, die weit über die Funktionen einer einfachen Videokonferenz-Software hinausgeht. Teams ermöglicht es Teams, in Echtzeit zu kommunizieren, an Dokumenten zusammenzuarbeiten, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und ihre Daten zu schützen. Wenn Sie Teams noch nicht ausprobiert haben, sollten Sie es in Betracht ziehen, um Ihre Teamarbeit zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern.
Im Bereich KMU gibt es eine Vielzahl von Vorurteilen was die Umsetzung einer cloudbasierten IT angeht. Dabei ist es wichtig auch mögliche Nachteile im Blick zu haben, denn eine cloudbasierte IT-Lösung hat im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung sowohl Vor- als auch Nachteile. Hier sind einige der wichtigsten:
Vorteile der cloudbasierten IT-Lösung:
- Skalierbarkeit: Cloud-basierte Lösungen können leicht angepasst werden, um sich den Anforderungen von Unternehmen anzupassen. Das bedeutet, dass es einfach ist, mehr Ressourcen hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst oder neue Anforderungen hat.
- Geringere Kosten: In der Regel sind die Betriebskosten von Cloud-basierten Lösungen geringer, da keine teuren physischen Server oder Geräte angeschafft oder gewartet werden müssen. Außerdem können die Kosten flexibler angepasst werden, da nur die tatsächlich genutzten Ressourcen bezahlt werden müssen. Beachten Sie aber bitte auch, das die Miete von Cloud-Diensten permanente Kosten sind – eine einfache TCO-Rechnung (Total Cost of Ownership) kann hier aufklären.
- Einfachere Verwaltung: Die Verwaltung von Cloud-basierten Lösungen ist in der Regel einfacher, da viele der technischen Aspekte der Bereitstellung und Wartung von der Cloud-Plattform übernommen werden. Dadurch können IT-Teams sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.
- Zugriff von überall: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen den Zugriff von überall auf der Welt, solange eine Internetverbindung besteht. Das bedeutet, dass Benutzer von verschiedenen Standorten aus arbeiten und auf dieselben Daten und Anwendungen zugreifen können.
Nachteile der cloudbasierten IT-Lösung:
- Abhängigkeit von der Internetverbindung: Cloud-basierte Lösungen erfordern eine stabile und zuverlässige Internetverbindung, um zu funktionieren. Wenn die Internetverbindung unterbrochen wird, können Benutzer nicht auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen.
- Datensicherheit und Datenschutz: Die Speicherung von Daten in der Cloud birgt ein gewisses Sicherheitsrisiko und stellt Anforderungen an die Regelungen im Datenschutz. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Cloud-Plattformen, die sie verwenden, strenge Sicherheitsmaßnahmen implementieren und die Datenverschlüsselung und Datenschutzrichtlinien entsprechend sind. Die beim Cloud-Anbieter getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) müssen Gegenstand der Auftragsdatenverarbeitung sein und der Schutzhöhe entsprechen. Das klingt aber komplizierter als es tatsächlich ist, in der Regel kann Ihnen ihr Datenschutzbeauftragter da schnell weiterhelfen, wenn nicht machen wir das gerne für sie.
- Compliance: Einige Unternehmen müssen bestimmte Compliance-Anforderungen erfüllen, wenn es um die Speicherung von Daten geht. In einigen Fällen kann es schwierig sein, Compliance-Anforderungen in der Cloud zu erfüllen.
- Einschränkungen der Anpassung: Einige Cloud-Plattformen bieten weniger Anpassungsmöglichkeiten als On-Premise-Lösungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Cloud-Plattform, die sie wählen, alle benötigten Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten bietet.